Akten vernichten nach der Haushaltsauflösung: Schredder oder Dienstleister?

Im Keller der Eltern stehen 40 Aktenordner, daneben Schuhkartons voller Kontoauszüge, Arztbriefe und Lohnabrechnungen aus fünf Jahrzehnten. Was aufbewahrt werden muss, ist geklärt, der Rest soll weg. Nur in die blaue Tonne mag ihn niemand werfen, denn auf fast jedem Blatt stehen Namen, Kontonummern oder Diagnosen. Wer Akten vernichten will, steht vor einer praktischen Frage mit erstaunlich vielen Facetten.

Warum reicht die Altpapiertonne für private Unterlagen nicht?

Altpapier wird gesammelt, umgeladen und sortiert, bevor es in der Papierfabrik landet. Auf diesem Weg ist es für Fremde zugänglich, zumindest theoretisch. Ein vollständiger Kontoauszug mit IBAN, Unterschrift und Adresse genügt bereits für Lastschriftbetrug oder für Bestellungen auf fremden Namen. Arztbriefe und Gutachten verraten intime Details, die in keinem Container etwas zu suchen haben.

Rechtlich ist die Lage für Privatleute entspannt. Die Datenschutz-Grundverordnung gilt nicht für ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten, die Akten der eigenen Eltern fallen also nicht darunter. Anders ist es, wenn der Verstorbene selbstständig war, etwa als Handwerker, Steuerberater oder Physiotherapeut. Dann enthalten die Ordner Daten Dritter, für die Aufbewahrungsfristen und Datenschutzpflichten weiterlaufen. Für Geschäftsunterlagen gelten deshalb andere Regeln als im Privathaushalt.

Was muss vor dem Vernichten noch heraus?

Bevor der erste Ordner im Schredder verschwindet, braucht es eine letzte Sichtung. Zwischen alten Rechnungen stecken erstaunlich oft Sparbücher, Versicherungspolicen, Bargeld in Umschlägen oder Briefe, die der Familie etwas bedeuten. Solche Funde sind zugleich Belege für ein vollständiges Nachlassverzeichnis mit allen Werten und werden deshalb erfasst, bevor irgendetwas vernichtet wird. Wer zügig durchblättert und nicht jede Seite liest, schafft einen Ordner in fünf bis zehn Minuten. Welche Papiere aufbewahrt werden müssen, regeln vor allem Steuerrecht, Rentenversicherung und Grundbuch. Vor dem Vernichten sollte feststehen, welche Unterlagen im Nachlass aufbewahrt werden.

Bewährt hat sich ein schlichtes Drei-Stapel-System. Ein Stapel bleibt, ein Stapel wird vernichtet, ein dritter Stapel landet bei einem Familienmitglied zur Prüfung. Heftklammern und Plastikhüllen müssen nicht in jedem Fall entfernt werden, weil viele Schredder und alle professionellen Anlagen damit umgehen. Ordnermechaniken dagegen gehören vorher heraus, sofern das Papier selbst geschreddert wird.

Welche Sicherheitsstufe braucht privater Papierkram?

Die Norm DIN 66399 teilt die Vernichtung von Papier in sieben Stufen von P-1 bis P-7. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel und desto aufwendiger die Rekonstruktion. Für Unterlagen mit Kontodaten, Steuernummern und Gesundheitsinformationen wird allgemein mindestens P-4 empfohlen. Dabei entstehen Partikel von höchstens 160 Quadratmillimetern, etwa in der Größe eines kleinen Konfettischnipsels.

Einfache Streifenschnittgeräte erreichen meist nur P-2. Die langen Streifen lassen sich mit Geduld wieder zusammensetzen, was bei wenigen Seiten durchaus gelingt. Partikelschnitt in P-4 ist der sinnvolle Standard für den Haushalt. Die Stufen P-5 bis P-7 sind für Geheimhaltungsfälle in Behörden und Unternehmen gedacht und im Privatbereich übertrieben.

Neben der Partikelgröße nennt die Norm drei Schutzklassen. Schutzklasse 1 steht für normalen Schutzbedarf, Schutzklasse 2 für hohen und Schutzklasse 3 für sehr hohen Schutzbedarf, etwa bei Berufsgeheimnissen. Private Kontoauszüge und Steuerbescheide liegen typischerweise in Schutzklasse 2, Patientenakten einer aufgelösten Arztpraxis dagegen in Schutzklasse 3. Wer einen Dienstleister beauftragt, fragt deshalb nach beiden Angaben und lässt sie im Protokoll vermerken.

Akten vernichten mit dem eigenen Schredder: Wie realistisch ist das?

Ein Haushaltsgerät mit Partikelschnitt in P-4 kostet etwa 60 bis 200 Euro. Es schafft je nach Modell sechs bis zwölf Blatt pro Durchgang und muss nach einigen Minuten Laufzeit abkühlen, oft 20 bis 40 Minuten lang. Bei einem einzelnen Ordner mit 300 Blatt ist das ein Nachmittag. Bei 40 Ordnern wird daraus eine Aufgabe für mehrere Wochenenden.

Dazu kommt das Volumen. Geschreddertes Papier nimmt deutlich mehr Platz ein als ein Stapel, ein Ordner füllt schnell einen ganzen Müllsack. Die Partikel dürfen anschließend ins Altpapier, weil aus Konfetti niemand mehr Daten liest. Wer selbst schreddert, ölt die Schneidwalzen regelmäßig mit Spezialöl oder Ölblättern, sonst sinkt die Leistung spürbar. Für kleinere Mengen ist der eigene Schredder trotzdem die bequemste Lösung, weil er jederzeit verfügbar bleibt.

Wie arbeiten Dienstleister für Aktenvernichtung?

Professionelle Anbieter stellen verschließbare Sicherheitsbehälter auf oder holen Kartons und Ordner direkt ab. Ein Behälter mit 240 Litern fasst rund 100 Kilogramm Papier, was etwa 30 gefüllten Ordnern entspricht. Vernichtet wird entweder im Werk oder in einem Spezialfahrzeug direkt vor dem Haus, bei dem man auf Wunsch zusehen kann. Nach der Vernichtung gibt es ein schriftliches Protokoll mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe.

Die Kosten hängen von Menge, Region und Abholung ab. Für eine einmalige Leerung eines 240-Liter-Behälters liegen sie grob zwischen 40 und 120 Euro, bei größeren Mengen sinkt der Preis pro Kilogramm. Ordner, Klammern und Hüllen dürfen bei vielen Anbietern im Material bleiben, was beim Ausräumen Stunden spart. Für den Nachlass eines Selbstständigen mit vielen Kundenakten übernimmt ein zertifizierter Aktenvernichter die datenschutzkonforme Vernichtung samt Nachweis . Manche Kommunen bieten zudem eigene Annahmestellen für vertrauliche Papiere, oft am Wertstoffhof und deutlich günstiger. Im Gesamtbild der Entsorgung von Hausrat beim Entrümpeln ist Papier damit eine der wenigen Fraktionen, für die es eigene Sicherheitswege gibt.

Schredder oder Dienstleister: Welche Kriterien geben den Ausschlag?

Die Wahl hängt weniger vom Preis als von Menge und Zeit ab. Ein Schredder für 120 Euro und eine Abholung für 80 Euro liegen preislich nah beieinander. Folgende Punkte helfen bei der Einordnung:

1. Menge. Bis etwa fünf Ordner lohnt der eigene Schredder, darüber meist der Dienstleister.
2. Zeit. Muss die Wohnung in zwei Wochen übergeben werden, fehlt die Zeit zum Schreddern.
3. Nachweis. Bei der Auflösung einer Firma oder eines Büros wird ein Vernichtungsprotokoll gebraucht.
4. Sensibilität. Bei Patientenakten oder Mandantendaten gilt höchste Sorgfalt.
5. Kosten. Ein Gerät kauft man einmal, die Abholung zahlt man je Auftrag.

Bei einer kompletten Entrümpelung und Haushaltsauflösung ist eine Kombination oft am praktischsten. Akuten Kleinkram erledigt der Schredder, die Altbestände aus Keller und Dachboden gehen gesammelt an einen Fachbetrieb. So bleibt die Arbeit überschaubar, und niemand verbringt seine Abende neben einem heiß gelaufenen Gerät.

Was geschieht mit Festplatten, Ausweisen und Karten?

Papier ist nur ein Teil des Problems. Alte Computer, Handys, USB-Sticks und Speicherkarten enthalten oft mehr private Daten als alle Ordner zusammen. Ein simples Löschen oder Formatieren genügt nicht, weil sich die Daten mit frei verfügbarer Software wiederherstellen lassen. Festplatten werden entweder mit spezieller Software mehrfach überschrieben oder physisch zerstört, die DIN 66399 kennt dafür eigene Klassen für magnetische und elektronische Datenträger.

EC-Karten und Kreditkarten werden durch den Chip und den Magnetstreifen geschnitten, bevor sie in den Restmüll wandern. Personalausweis und Reisepass eines Verstorbenen gibt man bei der Ausweisbehörde ab, die Dokumente werden dort entwertet und auf Wunsch als Andenken zurückgegeben. Für eine größere Menge an Datenträgern bieten IT-Recycler eine zertifizierte Löschung oder Zerkleinerung mit Nachweis an .

Häufige Fragen

Darf man geschreddertes Papier ins Altpapier geben?

Ja, Partikel aus dem Aktenvernichter gehören ins Altpapier. Am besten kommen sie in einer Papiertüte in die Tonne, damit sie beim Leeren nicht herumfliegen. Plastikbeutel sind in der Papiertonne nicht erwünscht.

Welche Sicherheitsstufe sollte ein privater Schredder haben?

Für Kontoauszüge, Steuerunterlagen und Arztbriefe empfiehlt sich mindestens P-4. Streifenschnitt in P-2 lässt sich mit Geduld rekonstruieren. Höhere Stufen sind privat selten nötig.

Was kostet es, Akten vernichten zu lassen?

Für einen Sicherheitsbehälter mit 240 Litern liegen die Kosten grob zwischen 40 und 120 Euro. Kommunale Annahmestellen sind oft günstiger. Größere Mengen werden meist nach Gewicht abgerechnet.

Fazit

Nach einer Haushaltsauflösung gehört kein Kontoauszug unzerkleinert ins Altpapier. Für wenige Ordner reicht ein Schredder mit Partikelschnitt der Stufe P-4. Ab etwa fünf Ordnern spart ein Dienstleister Zeit und liefert auf Wunsch ein Protokoll. Festplatten, Handys und Karten brauchen einen eigenen Weg, weil Löschen allein nicht genügt.